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如何进行高效的时间管理?

《剑桥词典》将时间管理定义为 “一种以有用和有效的方式利用您所拥有的时间的实践,尤其是在你的工作中”。时间管理技能通常与生产力挂钩,生产力在个人身上,是一个人的价值衡量标准之一;在企业上,是企业效能的基础标准。这也是为什么每个人都应该学习时间管理。

为什么良好的时间管理技巧很重要?

我们摘录了一些名人说过的话:

  • 布莱恩·特雷西: 时间管理不是外围活动或技能。这是生活中其他一切赖以生存的核心技能。
  • 彼得·德鲁克: 除非我们可以管理时间,否则我们将无法管理其他任何事情。

在我们的一项调查中,大约一半被调查的人们认为他们由于组织技巧不佳而表现不佳,有近88%的人们表示他们在时间管理能力方面有欠缺。

时间管理对于刚起步的年轻人来说是一个特殊的挑战。要实现自己的优先事项并实现目标,就必须有意识和有纪律。

时间管理问题的症结

我们总是很忙。
忙碌并不意味着你正在做正确的事情。

我们生活在一个信息速度和信息量空前的时代,这使我们许多人感到我们正在处理信息超载。但是,根据GTD方法的创建者David Allen所说,当我们陷入困境时,这并不是由于信息过载问题,而是由于决策过载。

计划外的即时决策通常会导致生产力下降。

如何让你的时间管理变得高效?

确定您的目标和优先级

这一步非常简单,但是却是一个先决条件。如果你不清楚目标、优先事项,那么就很难制定计划,也很难即时做出正确的决定。
所以,先把你的事情都写下来。

培养良好的时间管理需要计划和有意识的决策。它需要定义你的优先级并选择将其放在第一位。

列出您需要做的所有事情,并添加您通常要做的其他事情。

尽管这听起来很麻烦,但它比词义要重要很多,我们列举了他的作用:

  • 减轻你的精神负担
  • 显示非生产性活动
  • 帮助你了解当前的工作量
  • 帮助你确定计划中可能需要执行的任务

写下待办事项清单很重要,因为当你试图跟踪所有待办事项时,大脑会因为要记很多东西而疲惫,因而无法发挥他的最大能力。

高效的头脑是一样的,在某些时候,您可能会无所事事,为了清理一些工作空间,您需要上传信息,以便您的大脑有思考和创造的空间,而不仅仅是存储重复的毫无意义的信息。

在几个小时的过程中,将大脑中与您需要做的事情有关的所有东西都倾倒掉。不必担心忘记重要的事情,你可以随时添加或调整,以备不时之需。而且一定会有的。

同样,不要担心重复自己。这将帮助你了解思想如何解决,因为这些思想尚未解决。记录下你脑海中每一个小小的“我需要做的”,“我想要做的”。

给你的任务打标签

我们学习过很多任务管理理论知识,而我们需要的,是一个方便我们任务管理的工具。使用电脑、手机软件(闪点清单)来进行管理会非常方便、高效。

在软件上,你可以定义你自己的标签,比如:重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。然后对你的每个任务打上你的标签。

梳理任务先后顺序

然后按照标签去依次开始你的任务,不要被打乱计划。

  1. 首先梳理出你重要且紧急的的工作
  2. 将他们安排在你大脑最清晰、最高效的时间
    • 找出您的大脑何时最动静,然后在15至45分钟的时间内安排最艰苦的学习或最具挑战性和重要的任务
    • 安排15-25分钟的深度工作,然后休息5-10分钟
  3. 然后开始专注你非重要非紧急的事情
  4. 每完成一项工作,打勾标记完成

坚持你的计划

计划外的即时决策通常会导致生产力下降。该计划的目的是做出决定,以便你可以放心地将核心精力集中在最合适的任务上。

对于你每天、每周要做的事情,可以使用支持循环任务的软件进行辅助工作,每天、每周定时提醒你( 闪点清单)。